מעבדי תמלילים, גליונות אלקטרוניים, תוכנות למצגות, הפכו כבר מזמן לכלי עזר בסיסיים ומרכזיים מאוד בסביבה העסקית. באופן טבעי, כלים כאלה חוברו עם הזמן יחד לחבילות אינטגרטיביות, בהן בולטת במיוחד חבילת אופיס של מיקרוסופט.למעשה, Microsoft office הפכה למעין סטנדרט, שאליו מושווים מוצרים מתחרים. כאשר מעוניינים לרכוש חבילה רבת עוצמה זו, ישנן כיום לא מעט חלופות אפשריות. אלה חמישה טיפים, שיסייעו לבחור את הפתרון המתאים ביותר לצרכיך:
להכיר את השלכות האינטרנט
נקודת התחלה טובה, היא לזכור שהגרסאות החדשות יותר של אופיס, עושות שימוש רב מבעבר ברשת האינטרנט. שימוש זה, שמתבטא כיום בעיקר בחבילת Office 365, רלבנטי לעצם השימוש בחבילות ולבחירה ביניהן. מדובר למשל במנוי בתשלום לפי שימוש, שרתי דואר ושרפוינט בענן וכן עדכונים אוטומטיים של התוכנות ברקע לעבודה, באמצעות האינטרנט. triple c היא חברה שמספקת חבילות כאלה ובאתרה ניתן למצוא הרחבה על כך.
לשקול התקנה מקומית
מצד שני, ישנה גם הגישה המוכרת והישנה, של רכישת תוכנות להתקנה מקומית. במקרה כזה, רוכשים את התוכנה בסכום חד פעמי, שלא תלוי בהיקף השימוש שעושים בה בהמשך. הדבר עשוי להוביל לחסכון או להיפך – לגרום לבזבוז כספי מיותר. התקנה מקומית שאיננה תלויה בשרת מרוחק, עשויה להתאים למי שרגיש במיוחד להיבטי פרטיות המידע והאבטחה וכאשר מדובר בעסק שגם יכול ומשתלם לו, לתת להם בעצמו מענה איכותי.
לבחור תכונות לפי הצורך
כל אחת מהחלופות לאופיס, כמו גם כל אחת מתוכנות המשנה בחבילה בפני עצמה, עשירים מאוד בתכונות. הרוכש הממוצע, לרוב לא מתקרב אפילו למצות יכולות אלה. גם לא כאשר מדובר בעסק רב משתמשים. לכן, חשובה הבחירה השקולה. מחד, היא תסייע לוודא שלא נשלם לחינם, על תכונות בהן לא נעשה שימוש. מאידך, כך תבטיח, שברשותך כל התכונות להן תזדקק.
היקף משתמשים / גודל ארגון
ברכישת חבילת מיקרוסופט אופיס, משמעותי היקף האנשים שאמורים לעשות בה שימוש והמטרות העקיות השונות, שלשמן הם ישתמשו בחבילה. ככל שמדובר בעסק גדול, כך עולה הסיכוי שתידרשנה יותר מהיכולות השונות וגם סביר שיהיו תקציבים גדולים יותר. החבילות השונות שזמינות מסודרות בהתאם לכך, כולל חבילות שמוגדרות כחבילות Personal, חבילות Business וחבילות Enterprise. כל אחת, כוללת יותר ויותר תכונות ומתאימה יותר לאותם סוגי עסקים ומשתמשים.
נקודות מיוחדות
לעתים, נקודות טכניות ספציפיות שמחפשים, מכתיבות העדפה של חבילת אופיס מסוימת על פני האחרות. נקודות רלבנטיות לכך במקרה זה, הן למשל יכולות הגרסה לסמארטפונים, התאמה ללינוקס או מק, פורמטי קבצים נתמכים או תאימות לקבצים שנוצרו בגרסאות ישנות של אופיס. למעשה, אם מדובר בנקודות קריטיות לבחירה, כדאי להתחיל לעתים דווקא מהן ואז הן מסייעות מאוד לפשט ולזרז את תהליך הבחירה.
לסיכום
קח נקודות מפתח אלה כנקודת מוצא לבחירה וסביר שתמצא די מהר, את מה שמתאים לצרכיך, בצורה מיטבית.
