לנהל שירות לקוחות זה לא עניין של מה בכך ובטח שלא דבר פשוט. מי שמנהל מוקד שירות, צריך לשמור על מענה מהיר ויעיל לשיחות מלקוחות וצרכנים. המנהל יצטרך לעקוב ולנטר שיחות ולדאוג שהשירות יהיה מעולה מהיר ואיכותי. לכן מנהלים כאלה זקוקים לעיתים לאמצעים טכניים כדי להפוך את המוקד לפרודוקטיבי ולעיתים לגיוס עובדים איכותיים עבור מתן השירות. מנהל טוב ידע כיצד להניע את העובדים שלו כך שהם יפעלו בצורה נכונה בזמן מתן השירות או התמיכה. אז כיצד מתייעלים? אמצעי חדש ויעיל, יכול לעזור לכם בעת הניהול.
חייגן אוטומטי – השיטה לשמור על מוקד שירות פעיל יעיל ואטרקטיבי
אחד הכלים שבאמצעותם אפשר להפעיל מוקד שירות לקוחות בצורה יעילה יותר, נעשית בשימוש בחייגן אוטומטי שמאפשר בקרה על שיחות יוצאות וייצוא שיחות בקצב קבוע. מי שמשתמש בחייגן יוכל להכניס שיחות נכנסות בקצב קבוע למוקד, לייצא שיחות בקצב נכון ולאפשר תפוקה גבוהה יותר של הנציגים.
אבל מה צריך לדעת על החייגן הזה?
חייגן אוטומטי נועד להחליף את החיוג הידני המסורבל תוך ביצוע אינטראקציה מושלמת ותיאום נכון של שיחות נכנסות ויוצאות עם נציגי המוקד. למעשה, החייגן מאפשר רשימת לידים ולקוחות אוטומטית שמגיעה אל נציגים שבמוקד. בכך הנציג מקבל את הרשימה שעליו לעבוד עליה באותו היום.
חשוב לדעת כי החייגן פועל בתיאום עם מערכות מידע כמו CRM או עם קבצי אקסל ובכך מסנכרן בין עבודתו של המוקדן לבין הלקוחות והצרכנים. עוד יסונכרן החייגן עם רשימה מסודרת שמקנה מידע כמו מספרי טלפון, שמות של לקוחות, סטטוס לקוח ותיעוד שיחות קודמות עם מוקד השירות. המערכת תאפשר גם התאמה של שיחות לנציגים שטיפלו בו בעבר, ובכך תוביל אל מתן שירות טוב ויעיל יותר.
כיצד חייגן כזה עובד?
חייגן אוטומטי עובד באמצעות מערכות מידע שמזרימות את כל הנתונים הדרושים עבור נציגי השירות. בכך ישנה מערכת טלפוניה שמחייגת באופן אוטומטי ללקוחות. החיוג נעשה בהתאם לרשימה של לקוחות שיש ליצור עמם קשר תוך התאמה לנציג הרלוונטי. בכך אפשר להגדיר את כמות השירות עבור כל מוקדן, למנן שיחות יוצאות ונכנסות, לקבוע זמני עבודה והפסקות ולבצע התאמה של המערכת לצרכים של המוקד.
לסיכום, בין הכלים החשובים של מוקד שירות נמצא החייגן האוטומטי. לכן יש למצוא ספק טוב שיקנה לכם תמיכה שירות והתקנה של אמצעים יעילים לשיפור מוקד השירות.
