משרד חכם: כך תנהלו את תקציב המותרות במשרד

מותרות שקיימות במשרד כמו רכישת מכונת קפה או אספרסו, עשויות להוות "צ'ופר" משמעותי מאוד עבור עובדים ומנהלים. מאחר שתקציב המותרות בכל זאת יהיה לרוב מוגבל, חשוב לנהל אותו בצורה חכמה. אלה כמה רעיונות שימושיים, כיצד עושים זאת:

להשוות מוצרים

כדי להיות חכמים כדאי להשוות את המוצרים הקיימים בשוק לפני רכישה. לדוגמא: אם מחפשים מכונת אספרסו, מומלץ לבדוק את האפשרויות השונות בסקירה במיי ליסט. בסקירה זו, על 9 מכונות אספרסו מומלצות לשנת 2020, תמצאו מידע מרחיב על מכונות אלה, כמו גם תמונות ואף סרטונים להמחשה.

להבין ולנצל ערכים מוספים

מומלץ מאוד לחשוב, על ההשלכות החברתיות והאחרות שיהיו, לכל כיוון שבו משקיעים את תקציב המותרות. לדוגמא: אם מחליטים להוסיף מקרר לפינת הקפה, עשויות להיות לו השלכות חברתיות משמעותיות מאוד על העובדים. אנשים שיצאו עד כה להפסקות צהריים מחוץ לעסק, עשויים במקום זאת להעדיף כעת לשמור אוכל מוכן במקרר. הדבר יחסוך להם זמן, כסף ולעתים עמידה בתור. השפעת משנה חשובה מבחינת העסק, תהיה קידום הגיבוש החברתי, מאחר שאנשים שעד כה יצאו להפסקה בנפרד, יושבים כעת ביחד. כמובן, הדבר עשוי לדרוש גם השקעה מסוימת בהקמת או שיפור פינת אוכל.

לתועלת חד פעמית או קבועה?

לרכוש מכונת קפה איכותית שתהיה בשימוש למשך זמן רב? או להוציא את העובדים חד פעמית למסעדה טובה? מה עדיף? הוצאה שתועלתה חד פעמית או מתמשכת? לכאורה, עדיפה תמיד התועלת המתמשכת. מצד שני, דווקא בעסקים יש משמעות גדולה לעתים קרובות, להשקעה יוצאת דופן ברכישת שרות או מימון אירוע, באופן חד פעמי.

זה עשוי להיות רלבנטי, למשל בסיום שלב חשוב בפרויקט או בכל הזדמנות אחרת שבה רוצים לחגוג את ההצלחה. למרות שההוצאה תהיה חד פעמית, וכך גם התמורה המיידית ישירה (כארוחה במסעדה), תהיה כאן תועלת מתמשכת בהשקעה במורל העובדים, מוטיבציה ופרודוקטיביות.

כללי או ממוקד?

באופן דומה, ישנם עוד שני כיווני מחשבה והשקעה שניתן לקחת בחשבון: השקעה בכלל עובדי העסק או השקעה שממוקדת רק בקבוצת משנה או באנשים ספציפיים, כסוג של הטבה בהתאם להישגים.

לקלוע לטעם הקהל

אם מכוונים לכל העובדים, חשוב להשקיע את התקציב ברכישת דברים שיהיו פופולאריים, אצל כמה שיותר מהם. לשם כך, צריך לדעת מה הם מעדיפים. ניתן לעשות זאת במגוון דרכים. האחת, היא פשוט לשאול אותם, דבר שיועיל גם בפני עצמו אגב, בכך שהוא יחזק את תחושת השייכות שלהם כלפי העסק ושביעות רצונם כעובדים. דרך נוספת, שאולי כדאי ליישם לפני כן, היא להבין במה בפועל הם כבר משתמשים ובמה לא. במיוחד, חשוב לנסות ולהבין את ה"למה". נוסיף להשלמת התמונה, שאי אפשר לצפות לקלוע תמיד ובדיוק ל"טעם הקהל". בנוסף, חלקם לפחות יעדיפו בונוסים כספיים, שהם סוג הטבה גמיש מבחינתם ולכך תמיד מוערך.

לסיכום

גישה מחושבת וחכמה כזו להשקעת תקציב המותרות, תבטיח מיצויו, לשם הפקת מרב התועלת לעסק.